Колко е часът? Време е за поредната онлайн среща…Търсили ли сте значението на зуумит (Zoomitis, англ.) в интернет? Записът от 2021 на The Tankboy го определя така : „изтръпването на мозъка, което се получава след твърде много Zoom конференции на работното място“. Аз бих го определила по следния начин: „епидемия от ненужни срещи, които блокират време в календара ви “.
За много от нас това се е превърнало в реалност, тъй като сме затрупани от срещи. Отчаяно се опитваме да запазим концентрацията си, докато препускаме от една среща към друга, без да имаме почти никакво време да си поемем въздух, камо ли да се подготвим.
През цялото време пощенските ни кутии се пълнят, а списъците ни със задачи се увеличават. Нивото на стрес се повишава, изтощението се увеличава и здравето ни се влошава. Страда и бизнесът: безсмислено спешното надделява над невъобразимо важното, а времето ни за мислене е ограничено. Зуумитът е новата епидемия на работното място след Ковид.
Хаосът на срещите
Преди Локдауна имаше дисциплина при изпращането на покани за срещи. Преценката – кой да присъства се правеше от гледна точка на времето и разходите. Времето, прекарано в пътуване до срещата, цената на пътуването, цената на хората, които присъстват на срещата. Имаше и съвсем реално ограничение, свързано с размера на залата: колко човека могат да седнат около масата? Ако присъствате на среща, трябва да имате роля – и вашето мнение да е от значение, за да не изглеждате като екстравагантна резервна част.
Но масовото навлизане на Zoom и Teams промени пейзажа. Сега всеки, който има връзка, може да участва. И центърът се пренесе повече върху това дали можем да се включим, а не дали трябва.
Ако ние с вас водим разговор, ще преценим колко информация споделяме. Можем да бъдем много откровени, ако се познаваме, харесваме се и си имаме доверие. Но щом се включи друг човек, ставаме малко по-предпазливи, споделяйки в съответствие с човека, на когото имаме най-малко доверие. Колкото повече хора се присъединяват към разговора ни, толкова по-малко споделяме, докато не достигнем критична точка, в която изобщо спираме да казваме нещо ценно.
В този момент срещата се превръща в загуба на време не просто за човека, който току-що се е присъединил – тя се превръща в загуба на време за всички. Оптималният размер на една среща всъщност е доста малък. Той варира в зависимост от целта, но общоприетото мнение е, че за ефективното вземане на решения са необходими около шест души.
Решението?
Как да се преборим със зуумита? Много просто – като приемем някои правила. На първо място, посещавайте по-малко срещи. Преди да приемете покана за среща, проверете дали тя преминава този тест:
- Защо? Каква е целта на срещата?
- Защо аз? Трябва ли аз да отида?
- Защо точно сега? Може ли срещата да се отложи за друг път?
След това направете срещите си по-кратки. Имайте ясен дневен ред и се изключвайте, когато приключи. Не попадайте в капана да задавате продължителността като слот по подразбиране в календара си и след това да продължите с чат, за да запълните определеното време.
Ако има много неща за обсъждане, разделете срещата на две по-кратки. Хората имат краткотрайно внимание. Не случайно часовете в училище са по 40-минутни с междучасия за почивка. Прекъсването за кафе повишава енергийните нива, пренасочва вниманието и насърчава случайни допълнителни разговори.
И трето, провеждайте срещите по-организирано. Срещата е толкова добра, колкото е добър нейният модератор, така че се уверете, че имате подходящ водещ, който се придържа към дневния ред, приканва към участие всички и изразява мнението си последен.
Накрая, изберете правилния формат. Виртуалните срещи са фантастични за рутинни въпроси, свързани със задачите, или за бързо вземане на решения, но са изпълнени с технически грешки и са ефективни, колкото най-слабото звено в техническата верига: независимо дали става дума за хора, с изключени камери и микрофони, нестабилни интернет връзки или пинг на известия от локални устройства. „Коловете“ не могат да заместят личните срещи, които са от решаващо значение в ситуации, в които умението да се разчита езикът на тялото е ключово: т.е. всичко, което изисква мнение, взаимодействие и нюанси, както и вземането на трудни решения.
Важно е да се чете
За да бъде срещата ви ефективна, поискайте участниците да изчетат документите, свързани с нея. Повечето хора не си правят труда.
Основната грешка при предоставянето на материали за срещи е твърде много и твърде късно. Документите често се представят в последния момент като „мозъчна свалка“, която показва подробната работа на модератора, вместо да бъдат внимателно разработени, за да дадат информацията, с която трябва да разполагат участниците. Това води до съвсем реални проблеми при подготовката на срещи: участниците не могат да разберат основната идея, тъй като важните моменти потъват в подробности. И още по-лошо, прекалено дългият документ негласно дава разрешение той да не бъде прочетен: в крайна сметка не е разумно да се очаква, че някой ще се справи с 300 страници за няколко дни.
Ако изпращате ясно резюме, вместо обемист документ, самата среща ще бъде много по-ефективна. Но дори и при блестящо подготвен брийф, може би е разумно, по примера на Джеф Безос, модераторът да предположи, че никой не го е прочел предварително, и да отдели първата част на срещата, за да се увери, че всички са на една и съща страница.
Мениджмънт 2.0
Лекуването на зуумита е част от това, което смятам за съзнателна работа: да бъдем целенасочени, да разпределяме времето между дома и офиса и да решаваме предварително какво да правим там; да мислим за динамиката „спешно срещу важно“, като освобождаваме календара си, за да можем осмислим случащото се. И накрая едно предизвикателство – накарайте екипа си да намали наполовина времето, което прекарва във вътрешни срещи. Преразгледайте честотата на редовните си срещи. Ако са седмични, могат ли да бъдат двуседмични? Ако са месечни, могат ли да бъдат тримесечни? Ако срещата е за отчитане на конкретна икономическа дейност, не я провеждайте по-често от темпото, с което се развива тази дейност. Не на последно място – отчитайте колко време сте спестили.
Как да намалите онлайн срещите с поне 50%?
(24)
